Audits mit SharePoint durchführen

Je häufiger und intensiver interne Audits zur QM-Alltag werden, umso umfangreicher werden die Planung, Vorarbeiten, Nacharbeiten und Dokumentation. Die Möglichkeiten den vorgenannten Aufwand zu reduzieren, ohne eine Softwarelösung einzusetzen, sind insbesondere in größeren Organisationen schnell ausgeschöpft. Vielfach sind uns als Einstieg in eine IT-gestützte Planung ganz pragmatisch die guten alten Excel-Listen begegnet. Damit kommt man sicher ein Stück, aber je arbeitsteiliger das gesamte Auditwesen wird, umso problematischer wird deren Handhabung.

 

Am liebsten war unseren (SharePoint-)Kunden natürlich jeweils eine Lösung, die auf SharePoint aufbaut, damit sie sich gut in die Systemlandschaft integrieren lässt.

 

Am häufigsten spielten die Themen Planung und Durchführung interner und Lieferanten-Audits gemäß ISO 19011 eine Rolle, wobei die folgenden Features als wichtig erachtet wurden:

  • Erfassung, in welchem Bereich welche Audits anstehen,
  • Auditjahresplanung mit Übersicht und Fortschritt,
  • Erfassung der Auditergebnisse,
  • Report der Ergebnisse an Auditteilnehmer,
  • Auditteilnehmer, Abteilungs- und Bereichsleiter haben Einblick in ihre Auditergebnisse,
  • Maßnahmenverantwortliche dokumentieren ihre Maßnahmen,
  • Protokollierung der Kontrollergebnisse,
  • Übersicht offener, umgesetzter und kontrollierter Maßnahmen.

 

In die Kategorie „Nice to have“ wurden eingeordnet:

  • Normbasierte Fragenkataloge gemäß ISO 9001 und ISO 27001,
  • Erstellung individueller Fragenkataloge,
  • Fragenkataloge für Selbstauskunft,
  • Reifegradbewertung gemäß ISO 9004.

 

Wir konnten mit einigen Kunden eine Community aufbauen, die mit uns gemeinsam ein Add-On für unser QUAM gestalten möchte, das die wesentlichen der beschriebenen Punkte aufgreift und in einer – natürlich auf SharePoint basierenden – Lösung abbildet.

Ein Prototyp der Lösung soll Anfang 2015 stehen!