Verlinkungen zu SharePoint Dokumenten

Häufig wird das gleiche Dokument in unterschiedlichen Bibliotheken benötigt. Allerdings sollte es nicht mehrmals hochgeladen werden, sonst besteht die Gefahr, dass mehrere Versionen des Dokumentes entstehen. An einer Stelle hochgeladen und an den weiteren Orten verlinkt, ist gewährleistet, dass jeder auf die gleiche Version des Dokumentes zugreift und es nicht an mehreren Stellen aktuell gehalten werden muss. Wir zeigen Ihnen, wie sie in einer SharePoint Dokumentenbibliothek zu einem Dokument aus einer anderen Dokumentenbibliothek verlinken.

 

 

Vorgehen beim Verlinken von Dokumenten

  1. Um Verlinkungen zu Dokumenten anlegen zu können, müssen Sie die Funktion erst freischalten.
  2. Wir gehen über eine Dokumentenbibliothek in die Bibliothekseinstellungen.
  3. Unter dem Punkt „Allgemeine Einstellungen“ klicken wir auf „Erweiterte Einstellungen“.
  4. Hier müssen Sie die „Verwaltung von Inhaltstypen“ zulassen.
  5. Wir bestätigen die geänderten Einstellungen…
  6. …und gehen jetzt unter „Inhaltstypen“ auf „Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen“.
  7. Hier wählen wir in der linken Spalte den Punkt „Verknüpfungen zu einem Dokument“ aus und gehen auf „Hinzufügen“.
  8. Nun wählen wir ein Dokument aus, welches wir in eine andere Bibliothek verlinken wollen.
  9. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Häkchen und kopieren Sie den Link.
  10. Gehen Sie nun in Bibliothek in der Sie die Verlinkung hinterlegen wollen.
  11. Gehen Sie nun auf den Reiter „Datei“ in der oberen Navigationsleiste und klicken Sie auf „Neues Dokument“.
  12. Hier wählen wir „Verknüpfung zu einem Dokument“.
  13. Hier geben Sie den Namen ein und den Link, den Sie eben kopiert haben.
  14. Und sofort haben Sie einen Link zur Datei in der neuen Bibliothek.
  15. Wenn Sie nun etwas an der Datei ändern, aktualisiert es sich in allen Bibliotheken automatisch.