Metadaten mit Ordnern

Ordner sind tot, es lebe der Ordner!


In vielen Ratgebern zur Arbeit mit SharePoint lese ich immer wieder, dass Anwender in Dokumentenbibliotheken Ordner vermeiden sollen. Diese seien aus der Ära der Netzlaufwerke und veraltet. Viel besser sei es, in SharePoint Metadaten in Form von Spalten zu pflegen. Damit ließen sich die Dokumente viel bessere filtern und sortieren.


Einerseits klingt das richtig und vernünftig. Schließlich haben Metadaten viele Vorteile:
•    Suchintegration
•    strukturiertere Dateiablage
•    man macht sich mehr Gedanken zur Verschlagwortung statt Ordner-Wildwuchs
•    durch Inhaltstypen gibt es gemanagte Metadatensets
•    Pflichtfelder


Andererseits ist die Pflege der Metadaten auch sehr lästig. Insbesondere, wenn die Dokumente so heterogen sind, dass sich keine Standardwerte für Spalten definieren lassen. Besonders beim Upload von vielen Dokumenten über den Windows Explorer fällt dies den Anwendern besonders auf: Sind Pflichtfelder ohne Standardwert vorhanden, sind die Dokumente vorerst ausgecheckt und nur für den Autor sichtbar – bis Pflichtfelder befüllt sind und das Dokument eingecheckt ist. Das hat schon Nerv-Potential.

Was also tun? Wir geben den Ordnern Standardwerte!
Diese Funktion bietet uns der SharePoint von Hause aus. Navigieren Sie zu den Bibliotheks-einstellungen zum Punkt „Einstellungen für Standardspaltenwerte“. Dort können Sie den Spalten pro Ordner Standardwerte zuweisen. Laden die Anwender also Dokumente in einen Ordner, werden diese automatisch mit den hinterlegten Standardwerten belegt.

So lassen sich die Standardwerte einrichten:

 

 

Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen und dort die „Einstellungen für Standardpaltenwerte“

 

Bibliothekseinstellungen

 

 

Markieren Sie den zu konfigierenden Speicherort (hier Ordner „Support“) und die betreffende Spalte. Achtung: Es müssen Spalten eines Inhaltstyps sein!

 

Speicherort

 

 

Hinterlegen Sie im folgenden Fenster den gewünschten Spaltenwert.

 

Standardwert_bearbeiten

 

 

Der Standardwert wurde erfolgreich hinterlegt:

 

Support

 

 

Bei dem Upload eines neuen Dokumentes ist die Spalte „Abteilung“ wie erwartet vorbelegt.

 

Spaltenbelegung

 

 

 

Was in der Ansicht auch ersichtlich ist:

 

Metadaten 

 

 

Durch die Kombination von gewohnten Arbeitsweisen (Ordner) mit den Vorzügen einer Dokumentenbibliothek (Metadaten), lässt sich der Aufwand für Anwender spürbar reduzieren. Ganz nebenbei funktioniert dies wunderbar mit dem Datei-Explorer oder OneDrive, gerade wenn viele Dokumente hochgeladen werden.
Die Funktion gibt es schon seit SharePoint 2010. Sie ist derzeit verfügbar in den Versionen 2013, 2016 und Office365.