Microsoft SharePoint - Die Editionen

Mit SharePoint bietet Microsoft eine webbasierende Kollaborationsplattform an, mit der sich ein Unternehmen intern vernetzen lässt. Hierbei gehören in gleichem Maße Kleinunternehmen, mittelgroße bis Großunternehmen zur Zielgruppe, die Microsoft mit drei unterschiedlichen Editionen von SharePoint abdeckt. Während sich die SharePoint Foundation an kleinere Unternehmen richtet, eignen sich die Editionen SharePoint Server Standard sowie SharePoint Server Enterprise für größere Unternehmen, die Bedarf nach zusätzlichen Features haben. Doch was sind eigentlich die Grundfunktionen der Produkte?

 

1. Mit SharePoint ist es möglich eigenen Content für die Verwendung oder zumindest zur Ansicht aller Kollegen oder eines bestimmten Teams freizugeben. Dies eignet sich etwa für eine Phase des Teamworks, wenn eine ganze Abteilung an einem neuen Projekt arbeitet. Mit SharePoint ist es dann jedem möglich, seinen eigenen Beitrag mit seinen Kollegen, die mit ihm am Projekt arbeiten zu teilen.

 

2. Nicht nur das Teilen von Content (Newsletter, Diagramme, Berechnungen, Präsentationen etc.) sondern auch die Erstellung von Communities gehört zu den wesentlichen Aufgaben der Software. Es lassen sich für den internen Gebrauch innerhalb des Betriebes Websites und Netzwerke erstellen, die große Ähnlichkeit mit bekannten offiziellen Netzwerken wie facebook haben. Auf diese Weise kann die teaminterne Kommunikation gefördert und der Workflow gesteigert werden. Auch Diskussionsplattformen wie Experten-Foren oder Teamkalender lassen sich mithilfe der Software kreieren, so dass stets auf gemeinsame Deadlines geachtet werden kann.

 

3. Mit SharePoint ist es jedem Teammitglied möglich, nach bestimmten Skills zu suchen. Benötigt man beispielsweise während der Führung eines Teams einen zusätzlichen Mitarbeiter, der über eine besondere Fertigkeit verfügt, kann aufgrund der erstellten Nutzerprofile gezielt nach einer solchen Fertigkeit (engl. skill) gesucht werden. Dadurch lässt sich das eigene Team effizient erweitern und nur aus solchen Mitgliedern zusammensetzen, die über die entsprechenden Fähigkeiten verfügen.

 

4. Da SharePoint über dieselbe Schnittstelle wie andere Microsoft-Produkte verfügt (vgl. Microsoft Word, Microsoft Excel etc.), lassen sich solche Produkte nahtlos in SharePoint integrieren. Über SharePoint kann dann auf jene Dateien nicht nur zugegriffen werden, es lässt sich ferner auch mit ihnen arbeiten.

 

Dies sind also die Grundfunktionen von SharePoint und dennoch unterscheiden sich die angebotenen Editionen zum Teil ganz wesentlich. Die neueste Version der Software ist Microsoft SharePoint 2013, die seit November 2012 angeboten wird. Aus diesem Grund seien nun die folgenden, aktuell verfügbaren Editionen aufgelistet und detailliert beschrieben.

 

Microsoft SharePoint Foundation 2013

Während Foundation 2013 über die genannten Grundfunktionen verfügt, ist es nicht möglich Access Services zu nutzen. Mit Access Services können Apps bzw. Anwendungen erstellt werden, die von mehreren Mitarbeitern genutzt oder gekauft werden können. Auch ist es nicht möglich, intern bezogene Apps oder solche aus dem SharePoint Store zu installieren, da die Grundedition über keine App Management Services verfügt.


Doch das Advanced Content Processing ist bereits bei der Foundation integriert, ein Dienst, welcher das Auffinden wichtiger Daten bzw. die Suche nach relevantem Material noch einfacher macht, weil überflüssige Informationen der vernetzten Dokumente nicht angezeigt werden. So lässt sich das gefundene Material schneller sichten, was zu einer Steigerung der Arbeitseffizienz führt.

 

Desweiteren können mit der Foundation bereits Blogs erstellt werden. Dies bedeutet, dass jeder Mitarbeiter wichtige aktuelle Ereignisse oder Informationen für alle bzw. für sein Arbeitsteam sichtbar machen kann. Auch können Microsoft Office und Microsoft SharePoint dank OpenData auch auf Quellen außerhalb des SharePoint-Netzes zugreifen, wodurch sich eine höhere Flexibilität beim Arbeitsprozess bietet.

 

Ganz gleich für welche SharePoint Edition man sich entscheidet: Die Corporate Identity kann immer gewahrt bleiben. Daher ist es bereits ab der Foundation-Edition möglich, das Aussehen der Oberfläche an die eigene Marke anzupassen und auf diese Weise die Corporate Identity des Unternehmens auch unternehmensintern zu wahren.

 

Ein weiteres wichtiges Feature, das bereits bei der Foundation-Edition angeboten wird, ist der SharePoint Health Analyzer. Er überprüft nach vordefinierten Mustern die firmeninternen Server auf Fehler und stellt sicher, dass sie richtig konfiguriert sind. Wird ein Problem festgestellt, wird darauf unmittelbar hingewiesen, so dass entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

 

Ferner können alle SharePoint-Editionen auf die Cloud, welche Microsoft mit Skydrive Pro anbietet, zugreifen. Hierbei werden alle Daten auf dem bereitgestellten Serverplatz der Microsoft-Rechenzentren gespeichert. Die Größe des hierfür zur Verfügung stehenden Speicherplatzes richtet sich nach der Edition und der monatlichen Miete der SharePoint-Lizenz. Daten, welche in der Cloud abgespeichert werden, stehen zwar nur demjenigen zur Verfügung, der sie abspeichert, können jedoch auch für alle Mitarbeiter des Teams freigegeben werden.

 

Vor allem für Teamleiter sind die Usage Analytics ein nützliches Tool, die auch Kleinunternehmen zur Verfügung steht. Denn es lassen sich die Aktivitäten der Nutzer, die Klicks und die besuchten Seiten anzeigen, so dass Rückschlüsse auf die Arbeitsleistung und auf die Relevanz einzelner in SharePoint eingebetteter Seiten gezogen werden können.

 

Auch ist das Erstellen von Wikis bereits ab der Basisversion möglich. So können Mitarbeiter einfach und mühelos enzyklopädische Seiten über diverse Fachthemen erstellen, welche für das Arbeitsfeld des Teams von Bedeutung sind.
Diese zahlreichen Funktionen machen bereits die Microsoft SharePoint Foundation 2013 zu einem interessanten Produkt, von welchem vor allem kleinere Unternehmen profitieren können.

 

Microsoft SharePoint Server 2013 Standard

Auf die Funktionen der Foundation aufbauend, verfügt die SharePoint Server Standard Edition über die bereits erwähnten App Management Services, so dass sich Apps, die innerhalb oder außerhalb des Netzwerkes (Public SharePoint Store) bezogen wurden, installieren und nutzen lassen. Dies erhöht die Flexibilität der Arbeitsprozesse und eröffnet neue Integrationsmöglichkeiten.

 

Dank des Auditing ist es mit der Server Standard Edition nicht nur möglich zu sehen, wie oft eine bestimmte Seite von welchem Mitarbeiter angeklickt wurde: Nun lassen sich alle Aktionen eines Nutzers innerhalb des SharePoint-Netzwerks zurückverfolgen, sodass die Arbeitsleistung minutiös evaluiert werden kann.

 

Ab der Server Standard Edition ist es möglich, Mitarbeiter zusätzlich zu motivieren, da ihnen für eine vorher festgelegte Arbeitsleistung virtuelle Abzeichen oder Punkte verliehen werden können, die ihren Ruf oder ihren „Score“ innerhalb des jeweiligen Projekts erhöhen.

 

Ein weiteres zusätzliches Feature ist die Community, ein auf bekannte Vorgänger basiertes soziales Netzwerk, welches firmenintern für ergiebige Diskussionen und einer leichteren Kommunikation verwendet werden kann.

 

Die Navigation innerhalb der SharePoint-Plattform wird gleich durch zwei Funktionen, welche erst ab dieser Edition zur Verfügung stehen, verbessert. Zum einen sorgen die sog. deep links für ein rascheres Auffinden relevanten Contents. Diese Links werden automatisch vom System erstellt und verweisen auf sehr häufig angeklickte Sites. Zum anderen lässt sich die Navigation durch bestimmte Parameter vorgeben, so dass firmenintern noch einfacher zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen und Seiten navigiert werden kann.

 

Noch besser können mit der Server Standard Edition einzelne Dokumente geschützt werden, indem gestaffelte Zugriffsrechte definiert werden, wodurch sich noch besser festlegen lässt, welches Teammitglied bzw. welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente zugreifen kann. Auch die Arbeit mit dem eigenen Content verbessert sich: Ab der Server Standard verfügt zusätzlich jeder Mitarbeiter über seine persönliche Seite (MySite), auf welche er alle für ihn relevante Dokumente zusammenstellen und übersichtlich anordnen kann.

 

Unternehmen, die häufig mit PowerPoint-Präsentationen arbeiten, haben ferner die Möglichkeit, Teil der Präsentation oder die ganze Präsentation flexibel in andere Formate umzuwandeln.

 

Microsoft SharePoint Server 2013 Enterprise

 Die SharePoint Server Enterprise Edition bietet zusätzlich zu der Server Standard Edition ein paar zusätzliche Funktionen, von welchen vor allem Großunternehmen profitieren, die von einer lebhaften, internen Vernetzung Gebrauch machen. Dank Access Services können nun spezielle Anwendungen, die für ein Arbeitsteam dringend benötigt werden, eigenständig kreiert werden. Darüber hinaus kann jeder Browser mit der Datenbank der Access Services interagieren.

 

Die Server Enterprise Edition kommt mit einer völlig überarbeiteten Analytics Plattform, welche den Web Analytics Service aus dem Jahre 2010 ersetzt.

 

Dank des Business Intelligence Centers können fundamentale Daten wie Berichte, Workbooks oder Wertungslisten auf einem hierfür vorgesehenen, sicheren Speicherplatz abgespeichert werden. Dieser Speicherplatz steht erst ab dieser Version zur Verfügung.

 

Mit der Data Connection Library ist es nun möglich, all jene freigegebene und getauschten Daten zu archivieren und zu sortieren. So kann in einer übersichtlichen Bibliothek auf all diese Daten zugegriffen werden.

 

Unternehmen, bzw. Teams, die viele Arbeitsschritte mit Excel vollführen, können dank den Excel Services, die ebenfalls nur mit dieser Edition angeboten werden, auf Excel über den Browser zurückgreifen, so dass auch Excel-Dateien mit den Mitarbeitern getauscht und gemeinsam bearbeitet werden können. Denn dank der Excel Services ist es den Browsern nicht nur möglich, die Dateien lediglich darzustellen, auch die Interaktion ist möglich.

 

Zusätzlich ist das Suchen nach Content deutlich komfortabler. Die Parameter von Suchanfragen lassen sich bei dieser Edition nämlich noch genauer bzw. spezifischer festlegen, so dass ganz gezielt nach relevantem Content (u.a. auch nach Videos) gesucht werden kann.

 

Microsoft SharePoint Editionen - Das Fazit

Aus den oben aufgeführten, wichtigsten Features der aktuellen drei SharePoint Editionen von 2013 geht hervor, dass sich Microsoft an drei verschiedene Zielgruppen richtet: An kleine Unternehmen mit der ersten, an mittelständische mit der zweiten und darüber hinaus an Großunternehmen mit der dritten aufgeführten Edition richtet.