Office Delve – Was ist das? Was kann es? Was nützt es?

delveOffice Delve ist eine Anwendung, die Office 365-Kunden zur Verfügung steht und helfen soll, die Informationsflut in den Griff zu bekommen. Delve soll dem Nutzer helfen, Personen und Dokumente in Office 365 zu finden – auch solche, die er noch gar nicht gesucht hat. Dem Nutzer zeigt sich Delve in Form von Dashboards. Auf den Boards sind Inhaltskärtchen, die auf Inhalte zeigen, die von Algorithmen im Hintergrund als relevant erkannt wurden. Mit Boards können Nutzer Dokumente die in einem Kontext zusammengehören aber auch manuell gruppieren und später zu ihnen zurückkehren. Boards lassen sich auch mit anderen Nutzern teilen. Beispielsweise könnte ein Projektleiter alle Projektdokumente für sein Team in einem Bord sammeln.

Der Nutzer kann die eigenen Dokumente überall aus Office 365 anzeigen als auch die, an denen Kollegen arbeiten. Dabei werden nur Dokumente angezeigt, auf die der Nutzer auch Zugriff hat. Andere Nutzer wiederum können private Dokumente natürlich nicht anzeigen.

 

Die Relevanz, also quasi die „Nähe“ zu einem Dokument wird dabei durch den „Office Graph“ ermittelt, der auswertet, wer, wann und wie mit welchen Informationen arbeitet und mit wem in Beziehung steht. Dabei werden unterschiedlichste Signale aus den eigenen Nutzungsmustern und den der Kollegen herangezogen. Machine Learning soll den Office Graph dabei über die Zeit immer besser und treffsicherer machen und am Ende soll Delve schon vor dem Nutzer wissen, auf welche Dokumente er vermutlich als nächstes zugreifen will. Das Ganze passiert, indem Delve über die Office-Graph-API auf die Office-Graph-Datenbank zugreift, in der Nutzeraktivitäten ausgewertet und analysiert werden.

 

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Bildquelle: Microsoft

 

Delve und Office Graph sollen – nach heutiger Information – nicht für den On-Premise-Betrieb angeboten werden. Mit SharePoint 2016 soll es allerdings einen Connector geben, der einen On-Premise-Server mit Delve in Office 365 verbinden kann. Dann könnten On-Premise gehaltene Inhalte von Office Graph bzgl. ihrer Nutzung ausgewertet und entsprechend in den Boards mit verlinkt werden – die Dokumente selbst blieben aber auf dem Server.

 

Dem eigenen Motto „Cloud First – Mobile First“ gibt es Delve auch für unterwegs: es gibt Apps für iOS und Android, die sehr gefällig daherkommen und insbesondere auf Smartphones das navigieren in größeren Datenbeständen durchaus handlicher gestalten.

 

Fazit zu Office Delve – sehr interessanter Ansatz

Die Idee, Inhalte, die man selbst noch nicht mal gesucht hat, auf Grundlage cleverer Kriterien (die deutlich darüber hinausgehen, nur zu schauen, welche Dokumente man als letztes bearbeitet hat) an die Oberfläche zu spülen und mit Umgebungsdaten zu Herkunft, Nutzungshäufigkeit etc. zu umgeben, ist als Navigationshilfsmittel auf jeden Fall eine gute Idee. Da die richtig großen Dokumentenbestände aber bis auf weiteres noch in den On-Premise Silos liegen bleiben dürften, wird einiges davon abhängen, wie gut sich eine Integration z.B. mit einem On-Premise-SharePoint 2016 anfühlt. Wir sind gespannt.