Projektmanagement mit SharePoint

Für Unternehmen, die im Projektmanagement weniger dem Zufall überlassen möchten ohne sich für eine der kostspieligen großen Enterprise Projekt Management-Anwendungen entscheiden zu wollen, bietet sich der Einsatz von SharePoint an. Projektaufgabenlisten, Bibliotheken zur gemeinsamen Dokumentablage, eine zentrale Suche und das integrierte Zugriffs- und Rechtemanagement nur einige der guten Gründe die dafür sprechen, dass man mit SharePoint bereits vieles einer integrierten Projektmanagement-Plattform im Hause hat.

 

Dezentrale Zusammenarbeit in Projektteams

Viele klassische Projektmanagement-Anwendungen zielen sehr auf die Unterstützung des Projektleiters bei der zentralen Planung und Fortschrittskontrolle ab, bieten aber dem Projektteam kaum Unterstützung bei der Bewältigung alltäglicher Aufgaben, die viel mit dezentraler Zusammenarbeit und der Bündelung verschiedener Funktionen an einer zentralen Stelle zu tun haben.

 

Hier bietet SharePoint schon ohne Erweiterungen eine ganze Reihe nützlicher Ansätze, die richtig zusammengesetzt viele Effizienzbremsen in der alltäglichen Zusammenarbeit lösen. Mit folgenden kleinen Modulen holt man mit SharePoint aus dem Standard schon mehr heraus als selbst viele Projektmanagement-Anwendungen mitbringen:

 

  • Eine zentrale Dokumentenablage, ermöglicht es, gemeinsam mit dem Team Projektdokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Eine sinnvolle Ablagestruktur kann man der Bibliothek mit Ordnern vorgeben. Einer Bibliothek können unterschiedliche Dokumentenvorlagen zugeordnet werden, sodass alle im Projekt die gleichen Vorlagen verwenden können. Auf Ordnern und Dokumenten ist es zudem relativ einfach ermöglicht, Zugriffe und Rechte einzuschränken.
  • Zentrale Projektaufgabenlisten, ermöglichen flexibel und einfach Arbeitspakete auf Verantwortliche zuzuordnen. Statusübersichten können nach beliebigen Kriterien zentral oder individuell erzeugt werden und insbesondere sind auch personalisierte Ansichten inklusive. Auch über die Zuordnung von Verantwortlichkeiten per E-Mail informiert zu werden ist im Standard möglich und mit etwas Konfiguration können auch Dokumente mit den Projektaufgaben verknüpft werden.
  • Ein zentraler Projektkalender mit allen wichtigen Terminen, wie z.B. Meetings, kann allen Mitstreitern im Projekt helfen, wichtige Termine im Projekt auf dem Schirm zu behalten – wer dann noch Outlook benutzt kann den Projektkalender immer dabei haben.
  • Eine gemeinsame und zentrale Kontaktdatenliste erweitert um, z.B. ein Merkmal zur Rolle im Projekt gepflegt durch das Projektbüro erspart allen im Projekt die Pflege eigener Kontaktlisten.
  • Eine zentrale Problemliste macht es insbesondere der Projektleitung einfacher, die Konzentration schnell in die richtige Richtung zu lenken – dahin wo es klemmt.
  • Eine zentrale Liste für Änderungen sorgt für die nötige Übersicht, wo sich im Verlauf der Projektauftrag geändert hat und warum.
  • Eine zentrale Ankündigungsliste erlaubt es z.B. einem zentralen Projekt-Office einfach an alle Beteiligten aus dem Projekt heraus zu kommunizieren, ohne das die Botschaft später nur noch im eigenen Postfach widerauffindbar ist.

 SharePoint Kalender

 

Je nach Größe und Art des Projektes können verschiedene weitere Module nützlich sein:

 

  • in größeren Projekten mit längerer Laufzeit kann es sehr sinnvoll sein, sich in einem zentralen Verzeichnis möglicher Projektrisiken frühzeitig auf Gegenmaßnahmen zu verständigen,
  • in einem Softwareentwicklungsprojekt kann eine Bug-Liste hilfreich sein,
  • in sehr wissensintensiven Vorhaben kann ein Wiki nützlich sein,
  • in einem Projekt, in dem viele Lösungsansätze mit unterschiedlichen Beteiligten erst entstehen, kann ein Diskussionsforum vieles kanalisieren, was sonst in einer Unzahl E-Mails ausgetauscht wird.

 

Auf das Vorgehen kommt es an

Für all das genannte muss niemand eine Zeile Code schreiben und die aus Microsoft Office bekannten Oberflächen halten den Trainingsaufwand in Grenzen.

Was es braucht sind Planung und Methode!

 

Das Projektportal sollte zur eigenen Projektmanagement-Reife und zum eigenen Vorgehensmodell passen! Keep it simple – zu Beginn ist weniger im Zweifel mehr. Also lieber klein und pragmatisch mit den Basics beginnen und über die Zeit weitere Funktionen einfließen lassen. Ebenso wichtig ist ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten, wie welche Funktion wann und durch wen genutzt werden sollen: eine kleine Einführung beim Projekt-Kick-Off kann hier mehr bewirken als jedes spätere Handbuch. Führung durch Vorbild: Projektleitung und Projekt-Office sollten auch in der weiteren Nutzung mit gutem Beispiel – und Disziplin – vorangehen, SharePoint konsequent nutzen und keine Parallelwelten auf z.B. Netzlaufwerken als zusätzliche Ablagen zulassen.