SharePoint Aufgabenlisten attraktiver gestalten

Die Zusammenarbeit im Team erfordert stets, Aufgaben festzulegen, an Personen zuzuweisen und die kontinuierliche Bearbeitung sicherzustellen. Hier spielt SharePoint als Kollaborationsplattform seine Stärke aus und bietet bereits in der kostenlosen Fassung die Aufgabenliste als klassisches Werkzeug an. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie mit einfachen Anpassungen Aufgabenlisten attraktiver und leichter erfassbar gestaltet werden können. So erhalten Anwender schnell eine Übersicht über den Bearbeitungsstand der Einträge. 

 

Standardlisten in SharePoint

Im Auslieferungszustand zeigt die Liste die relevanten Informationen in den Spalten an. Werden die Aufgaben erfasst und die Fortschritte eingegeben, hat das Team jederzeit die Möglichkeit, in der Listenansicht den aktuellen Stand abzufragen. An dieser Stelle fällt auf, dass die Priorität und die eingetragenen Fortschritte in Textform präsentiert werden. Dadurch wird die schnelle Erfassung unnötig erschwert. Leichter geht es, wenn wir grafische Fortschrittsbalken zur Anzeige nutzen.

 

Grafische Darstellung in SharePoint-Listen

Zur Umsetzung wird der Liste eine neue Spalte hinzugefügt. 30 Neue Spalte Als Typ wird »Berechnet (Berechnung basiert auf anderen Spalten)« ausgewählt. Der Titel ist frei wählbar, in diesem Beispiel wird »Fortschrittsbalken« eingegeben. Der Rückgabewert ist vom Datentyp »Zahl«. In diesem Fall kann die Spalte HTML anzeigen. Zur Erzeugung des HTML-Inhalts wird folgende Formel eingetragen:

 

 ="<span style='height:1ex;width:" & (100 * [% abgeschlossen]) & "px;border:1px black solid;background-color:" & WENN(ISTZAHL(FINDEN("(1)"; [Priorität])); "#c34040"; WENN(ISTZAHL(FINDEN("(2)"; [Priorität])); "#40c340"; "silver")) & ";display:inline-block;'></span>" & "<span style='height:1ex;width:" & (100 - 100 * [% abgeschlossen]) & "px;border:1px transparent solid;display:inline-block;'></span>"

 

Nachdem die Spalte angelegt wurde und der Ansicht hinzugefügt ist, kann die Liste erneut geöffnet werden und stellt sich mit der neuen, grafischen Information dar: 

 SharePoint Liste mit Balken

 

Sortierung der Spalten

Zum Abschluss sollte die Ansicht so konfiguriert werden, dass nicht benötigte Informationen wie Priorität, Fortschritt und Dokumententyp ausgeblendet werden. Weiterhin bietet es sich an, die Balken-Spalte an den Anfang zu setzen. Damit ist die Liste nun auf einen Blick erfassbar.

SharePoint Aufgabenliste

 

Ergänzung

Soll die Darstellung der Balken einfarbig sein, d. h. die Priorität der Aufgabe nicht berücksichtigt werden, kann die Formel so geändert werden:

 

 ="<span style='height:1ex;width:" & (100 * [% abgeschlossen]) & "px;border:1px black solid;background-color:silver;display:inline-block;'></span>" & "<span style='height:1ex;width:" & (100 - 100 * [% abgeschlossen]) & "px;border:1px transparent solid;display:inline-block;'></span>"

 

 Dann ergibt sich das folgende Bild:

 

SharePoint Liste - grauer Balken