„​Knowledge Base“ – Wissensspeicher mit SharePoint, eine Analyse

Mein Name ist Henry Radke, ich bin seit dem 1. August 2016 als Auszubildender in der LINTRA tätig. In der Ausbildung liegt mein Fokus in der Anwendungsentwicklung, wobei ich auch Einblicke in die Design-Aspekte bekomme. In diesem Blogbeitrag werde ich die "Knwoledge-Base" genauer betrachten und Optimierungsmöglichkeiten dieses Wissensspeichers aufzeigen.

 

Erster Überblick

​In SharePoint kann eine Knowledge Base beispielsweise auf ein Wiki, eine (oder mehrere) Liste(n), einen Blog oder ein Diskussionsboard aufgebaut werden. Da ich noch ein Neuling auf dem SharePoint-Gebiet bin, habe ich mich gefragt, was mit den einzelnen Ansätzen bewerkstelligt werden kann und wo die Grenzen sind. Am Ende des Beitrages gibt es eine zusammengefasste Version.

 

Anspruch

Generell ist der Anspruch, dass jeder seine individuell benötigten Informationen möglichst schnell findet. Zudem ist es natürlich auch ein Ziel, dass die Aktivität und Eigeninitiative steigt, sodass mehr guter Content in der Knowledge Base entsteht.

 

 

Ansatz #1 - Blog

Beispielsweise lässt sich schnell und einfach ein Blog-Beitrag verfassen und somit kann schnell qualitativ hochwertiger Content entstehen. Außerdem lassen sich multimediale Inhalte optisch attraktiv präsentieren, was beispielsweise mit einem Diskussionsboard nicht ohne weiteres möglich ist. Dagegen spricht allerdings, dass die Suchfunktion nicht immer zuverlässig arbeitet (durch Modifizierungen kann man dem entgegen wirken). Auch die Tatsache, dass es von Haus aus keine Sub-Kategorien gibt, macht eine sinnvolle Strukturierung schwierig (Tags wären eine Alternative, diese erachte ich aber als umständlich, da es einen Umweg bedeutet um beispielsweise zu den Code Snippets im Entwicklerbereich zu gelangen). Leider gibt es auch keine andere Filtermöglichkeit um nur die relevanten Beiträge anzuzeigen.

 

Pro/Kontra und Fazit

 

Pro Kontra
Einfach zu nutzen Suchfunktion unzuverlässig
Gute Präsentationsmöglichkeiten Strukturierung eingeschränkt
  Filter nicht zufriedenstellend

 

Mein Fazit zu den Blogs: Sehr gut und sinnvoll für einen einzelnen Bereich, wenn es allerdings komplexer wird, eher weniger geeignet.

 

 

Ansatz #2 - Wiki

Ein Wiki bietet schöne Möglichkeiten zur Strukturierung durch Unterordner, allerdings ist die Verlinkung sehr umständlich. Die Knowledge Base rein auf ein Wiki zu bauen, wäre meiner Ansicht nach nicht förderlich, da das Verfassen eines Wiki-Beitrags anstrengender ist. Außerdem muss die Verlinkung gepflegt werden. Dennoch ist es schön ein Wiki im Hintergrund zu haben, da die Informationen leicht zugänglich sind und zudem die Verlinkung eine schöne Strukturierung des Inhalts ermöglicht.

Für die Leser ideal, allerdings nicht für den Verfasser. Das würde wahrscheinlich zu einer sinkenden Eigeninitiative führen, was wiederum das Wiki nur langsam wachsen lässt. Auch im Wiki lässt sich multimedialer Content einpflegen, was es wieder attraktiver macht.

 

Pro/Kontra und Fazit

 

Pro Kontra
Strukturierungsmöglichkeiten Verlinkung ist umständlich
Informationen sind leicht zugänglich Hoher Pflegeaufwand

 

Somit komme ich zu dem Fazit, dass ein Wiki zwar sehr praktisch und gut strukturiert ist, das Verfassen des Contents jedoch stellenweise mit negativem Stress verbunden ist, was sicherlich dazu führen würde, dass das Wiki relativ selten aktualisiert oder erweitert wird.

 

 

Ansatz #3 - Diskussionsboard

Das Diskussionsboard ist zwar optisch ansprechend und bietet auch eine verstärkte soziale Komponente (durch die Verbindung zum Profil und dem Newsfeed). Daraus folgt eine sehr hohe Aktivität, was allerdings auch dazu führt, dass der Content qualitatov schlechter ist. Schnell würde aus dem Diskussionsboard etwas sehr Unübersichtliches werden. Dennoch ist es gut für Q&A, kurze Vorschläge oder Ideen. Außerdem lässt sich schnell eine Diskussion per Mail starten, was praktisch für unterwegs ist.

 

Pro/Kontra und Fazit 

 

Pro Kontra
Starke soziale Komponente Tendenziell weniger qualitativer Content …
Tendenziell hohe Aktivität … kann Überblick stören
Schnell und einfach Keine Qualitätskontrolle

 

Insgesamt würde ich die Knowledge Base auch nicht auf ein Diskussionsboard aufbauen, da die fehlende Qualitätskontrolle und erwartete Kurzlebigkeit nicht zur Übersicht beitragen und es somit nicht mehr den Ansprüchen gerecht wird.

 

 

Ansatz #4 - Liste

Wenn z. B. ein Berater eine Information will, kann er zwar die Kategorie "Beratung" anwählen, hat dann aber einen umständlichen Weg um einen spezifischen Eintrag zu finden. Besonders bei einer langen und wachsenden Liste wird es mit der Zeit immer schwerer bestimmte Informationen zu finden.

 

 

Meine Idee – Eine Mischung

Ich stelle mir eine Mischung aus allem vor. Wenn sich das Positive von allem verbinden lässt ohne überfordernd zu wirken, sollte das Ziel erreicht sein.

Dieser Herausforderung habe ich mich mit einer Menge anfänglicher Motivation gestellt und habe mir die Internetseite Reddit als Vorbild genommen.

 

Kernelemente

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Abbildung 1 - Reddit Startseite

 

Die Knowledge Base ist auf dem ersten Blick eine optisch aufbereitete SharePoint-Liste, die direkt zu den verschiedenen Beiträgen verlinkt. Somit ist es für den Leser ausgesprochen komfortabel. Für die Autoren ist der Aufwand jedoch quasi doppelt so groß (zwei Klicks statt nur einen).

 

Der Screenshot zeigt einige Kernelemente meiner Idee:

 

  1. Die Sortierung & Filterung: Darüber kann festgelegt werden, wie die Liste sortiert und/oder gefiltert werden soll. Ein wichtiges Feature ist, dass es einen Filter namens „Relevant“ geben soll, der nur Einträge in der Liste anzeigt, die für einen selbst relevant sind. Wenn man also selbst ein Entwickler ist, werden hauptsächlich Entwickler-Einträge gezeigt. Diese Möglichkeiten dienen zur Übersichtlichkeit und dazu, spezielle Inhalte leichter zu finden.
  2. Sticky Post: An dieser Stelle befindet sich ein Eintrag, der oben fixiert ist und bei jeder Sortierung/Filterung an dieser Stelle zu sehen ist. Das ist beispielsweise gut, wenn eine Diskussion oder ein Beitrag besondere Aufmerksamkeit braucht.
  3. Votes/“Gefällt mir“: Um eine dynamische Sortierung und/oder Filterung zu ermöglichen soll es auch Votes geben.
  4. Einträge: Das Herzstück sind natürlich die Einträge. Es ist nur die Überschrift zu sehen und mit nur einem Klick gelangt man direkt zum Beitrag. Unter der Überschrift lassen sich Informationen zur Zeit der Veröffentlichung, dem Ersteller und der Bereich in dem der Eintrag veröffentlicht wurde finden (die letzten beiden Dinge mit Verlinkung).

 

Ein ebenfalls wichtiges Kernelement fehlt jedoch: Farben. Ich habe jedem Bereich eine Farbe zugeordnet, sodass sich mit der Zeit die Farbe für den jeweiligen Bereich „etabliert“ und man somit intuitiv weiß, welcher Eintrag in welchem Bereich gepostet wurde.

 

Hintergrund – Verschiedene Ansätze treffen aufeinander

Im Hintergrund dienen zwei Blogs und ein Diskussionsboard als Haupt-Sammelpunkte für die Informationen. Jeweils ein Blog für die Entwickler und Berater und das Diskussionsboard für Ideen, Fragen, Kritik, etc. Als Alternative für die Blogs lassen sich auch Listen einsetzen, die schnell mit Code Snippets oder ähnlichem gefüttert werden können ohne die Aufmachung eines Blogs zu haben. Dahinter kann es noch ein Wiki geben, in dem alle Informationen sinnvoll aufbereitet und eingepflegt werden. Das ist allerdings mit viel regelmäßiger Arbeit verbunden.

 

Qualitätssicherung für das Diskussionsboard

Um in das Diskussionsboard eine Qualitätssicherung zu implementieren, bietet sich das „Stufensystem“ an.

 

  1. Stufe: Es wird eine Idee verfasst und abgeschickt und es wird geprüft, ob überhaupt eine Beschreibung verfasst wurde oder es bei der Überschrift blieb. Wenn nur eine Überschrift verfasst wurde, bekommt der Verfasser eine E-Mail mit der Bitte, seine Idee auszuformulieren.

 

Nach einer notwendigen Überprüfung wird der Eintrag als „genehmigt“ oder „abgelehnt“ eingestuft und gelangt somit in die nächsthöhere Stufe.

 

2. Stufe: Der Beitrag ist jetzt „genehmigt“ und somit für alle sichtbar.

 

Dieses System kann noch weiter ausgebaut und komplexer werden, so könnte die erste Stufe vollkommen automatisiert ablaufen, in einer zweiten Stufe wird die Beschreibung „per Hand“ geprüft und landet dann in der dritten Stufe, in der es veröffentlicht wird. Die Problematik bei der Qualitätssicherung mit Aufgaben, die „von Hand“ erledigt werden müssen liegt darin, dass es mindestens einen Moderator braucht. Alternativ könnte ein Eintrag nach einer gewissen Anzahl an „Meldungen“ oder „Down-Votes“ automatisch ausgeblendet werden, was jedem Einzelnen mehr Mitsprachrecht gibt.

 

Erster Entwurf

Zum Schluss möchte ich noch anhand eines Screenshots präsentieren, wie das Ganze aussehen könnte. Es fehlt noch das Menü zur Sortierung/Filterung, aber sonst entspricht es ziemlich genau dem, wie ich mir die Knowledge Base vorgestellt habe.

 

GRafik2

Abbildung 2 - Ein erster Entwurf
 

Natürlich müsste das Ganze noch dynamisch gemacht und optimiert werden. Wenn ich auch ein SharePoint-Profi bin, sollte die Umsetzung machbar sein.

 

 

Zusammenfassung

Zusammenfassend kann ich sagen, dass alle Ansätze ihre Vor- und Nachteile haben. Sowohl der Blog, das Wiki, ein Diskussionsboard oder eine stinknormale Liste sind in den Dingen, die sie bewerkstelligen sollen gut und haben ihren Platz in SharePoint verdient. Weil die Entwickler allerdings stellenweise andere Dinge benötigen als die Berater und sich Blogs nicht unbedingt für Diskussionen oder Fragen eignen, habe ich eine Mischung erarbeitet. Im Vordergrund arbeitet eine optisch aufbereitete „Liste“, die im Hintergrund Zwei Blogs (Entwickler und Berater) und ein Diskussionsboard (Ideen/Diskussionen/Fragen) verbindet. Alle Einträge aus den Blogs/dem Diskussionsboard landen in der Liste und sind von dort aus leicht zugänglich. Sämtliche nötige Informationen werden ansehnlich präsentiert und sollen so das Erlebnis komfortabler gestalten. Auch für die Schreiberlinge soll es attraktiver sein, da es einfacher ist, ein kurzes Feedback in Form von „Likes“ zu erhalten, was u.a. durch die geplanten Sortierungen/Filterungen zu mehr Aufmerksamkeit führen kann. Dadurch soll erreicht werden, dass mehr Leute ihren Teil zur Knowledge Base beitragen. Veranschaulichungen in Form von Zwei Bildern lassen sich im Beitrag finden.