Get to Know SharePoint - Die Elemente von SharePoint

Unter dem Motto "Get to Know SharePoint", werden in einer Reihe Fragen rund um das Thema SharePoint beantwortet. In diesem ersten Beitrag werden die sechs wichtigsten Funktionalitäten von SharePoint kurz und knapp beleuchtet: Sites, Seiten (Pages), Inhalte, Suche, Communities und Einbindung von Daten externer Systeme. 

 

SharePoint Sites

Eine SharePoint-Website besteht aus Seiten, Listen und Bibliotheken und kann mithilfe von SharePoint-Websitevorlagen (Templates) kreiert werden. Nach der Erstellung der Website können Inhalte hinzugefügt und individuelle Anpassungen mittels des SharePoint Designers vorgenommen werden. Eine Websitesammlung fasst mehrere Websites zusammen, deren Berechtigungen gemeinsam verwaltet werden. SharePoint hat eine webbasierte Konfiguration und ist mit der Ribbon-Benutzeroberfläche ausgestattet, die bei der Dateneingabe und -bearbeitung sowie Seitenbearbeitung, z.B. der Konfiguration von Berechtigungen, behilflich ist. Als zentrales Element in SharePoint beinhaltet die Site beliebig viele Seiten (Pages).

 

Webseiten (SharePoint Pages)

In SharePoint gibt es einen Unterschied in der Definition zwischen SharePoint Websites und SharePoint Webseiten (Pages). Eine SharePoint Website beschreibt einen Container, der Listen, Webparts, Bibliotheken, weitere Elemente und auch konfigurierte Voreinstellungen, wie z.B. Berechtigungen enthält. Eine Webseite (Page) hingegen stellt die eingepflegten Inhalte dar. In SharePoint werden in Abhängigkeit vom Inhalt drei Seitentypen unterschieden: Wiki-Inhalts-, Webpart- und Veröffentlichungsseiten.

 

SharePoint Foundation liefert standardmäßig folgende Seitentypen:

  • ein Template für Team-Websites inkl. einer Dokumentenbibliothek, einem Diskussionsforum, einem Kalender, einer Ankündigungs- und einer Aufgabenliste
  • ein Template für Dokumente inkl. einer Bibliothek für Haupt- und Begleitdokumente, einer Aufgabenliste und einer Hyperlinkliste für Links zu einschlägigen Ressourcen
  • verschiedene Templates für Meetings/Besprechungen/Abstimmungen zum Verwalten von Dokumenten,      Teilnehmern, Entscheidungen und Bildbibliotheken;
  • ein Template für Blogs
  • ein Template für leere Websites

 

Mit dem SharePoint Server kommen weitere Vorlagen hinzu:

  • Templates für Veröffentlichungen (z.B: Artikel oder Pressemitteilungen) mit erweiterten Gestaltungsmöglichkeiten und Suchfunktionen
  • eine Vorlage für Wikis
  • ein Suchcenter
  • ein Template, um in Visio gestaltete Prozesse darzustellen

 

Mit den entsprechenden Rechten können Anwender und Entwickler auch eigene Templates entwickeln und Websites nach eigenen Vorstellungen erstellen.

 

SharePoint Inhalte organisieren und darstellen

SharePoint löst klassische File-Systeme eines Unternehmens ab. Im SharePoint können die Dokumente wie in einem Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden. Dazu gehören beispielsweise das Ablegen von Dokumenten und Informationen sowie das Anreichern dieser mit Metadaten oder auch ihre Versionierung und Dokumentenlenkung.

 

Drei verschiedene Typen stehen für die Organisation der Inhalte von Seiten zur Verfügung:

  • Webpartseiten - hier werden Bibliotheken und Listen in Webparts verpackt und publiziert. Webparts dienen der individualisierten Anzeige, der in den Bibliotheken und Listen hinterlegten Informationen
  • Wiki-Inhaltsseiten dienen überwiegend der informativen Darstellung von Text, Tabellen und Bildern
  • Veröffentlichungsseiten (nur bei SharePoint Server) kommen eher in Webpräsenzen zum Einsatz als für interne Zwecke und dienen dazu, Inhalte in einer individuell gestalteten Form öffentlich zu präsentieren.


SharePoint Listen & Bibliotheken

Die zu einer SharePoint-Website hinzugefügten Inhalte befinden sich standardmäßig in Listen und Bibliotheken und sind in SharePoint-Sites gespeichert.


Eine Liste ist ein grundlegendes Feature von SharePoint-Websites. Sie bietet eine tabellenartige Zusammenstellung von Daten, die den Teammitgliedern Informationensammlung, Nachverfolgung und gemeinsame Nutzung erlauben. Bibliotheken stellen eine besondere Art von Listen dar. Eine Bibliothek dient als zentraler Speicherort, in dem Sie Ihre Dateien anlegen, sammeln, aktualisieren und verwalten können. Für das Erstellen einer Bibliothek kann aus verschiedenen Vorlagen gewählt werden.

 

Standardmäßige Vorlagen sind:

  • freigegebene Dokumente
  • Dokumentbibliothek
  • Bildbibliothek
  • Formularbibliothek
  • Wiki-Seitenbibliothek

 

SharePoint Webparts

Sofern ein Nutzer über die nötigen Rechte verfügt, kann er die Listen-Inhalte mittels Webparts individuell aufbereiten als auch bestimmen, für welche Empfängergruppe die Inhalte sichtbar sein sollen. Webparts dienen dazu, das Layout einer Seite zu verändern und können so beispielsweise in einer Darstellung Inhalte chronologisch und in einer zweiten Ansicht hierarchisch darstellen. Für die Bearbeitung der Webparts können gesonderte Rechte zugewiesen werden, die unabhängig von den Rechten der zugrunde liegenden Liste oder Bibliothek sind.


SharePoint Suche

Für die Anwender von SharePoint steht eine sehr leistungsfähige Suchmaschine mit zahlreichen Features zur Verfügung, die die Suche innerhalb einzelner Websitesammlungen, aber auch außerhalb von SharePoint, erlaubt. Diese lässt sich optimal anpassen und kann nach den jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens jederzeit modifiziert werden. In der standardmäßigen SharePoint Installation ist ein Suchfeld oben rechts zu finden, mit dem eine Volltextsuche durchgeführt werden kann. Anders als in der SharePoint Server Variante ist in SharePoint Foundation die Suche auf eine Websitesammlung, in der sich der Nutzer bewegt, beschränkt. Dazu bietet der SharePoint Server eine Verfeinerung der Suchergebnisse an und ergänzt bei der Eingabe des Suchbegriffes automatisch. Auch kann die Darstellung der Suchergebnisse modifiziert werden. Für Unternehmen, die SharePoint Foundation nutzen, kann die Suche durch den von Microsoft angebotenen Search Server ergänzt werden und bietet so erweiterte Suchfunktionen.

 

SharePoint Communities

SharePoint das Social Network für Unternehmen. Unter Communities fasst Microsoft alle Funktionalitäten zusammen, die die Collaboration, Kommunikation und den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern vereinfachen. Dazu gehören, Wikis, Blogs und Tagging. Die MySite steht als zentrale Plattform, die personalisierte Inhalte, z.B. „Meine Aufgaben“ und „Meine Dokumente“, jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Hier werden auch persönliche Daten und Informationen hinterlegt. Jeder Mitarbeiter kann sein persönliches unternehmensinternes Netzwerk aufbauen und Feeds abonnieren. Ergänzt durch Yammer und Lync/Skype for Business, steht jedem Unternehmen ein breites Portfolio zur Verfügung um die digitale Zusammenarbeit in der Organisation zu fördern.

 

Einbindung von externen Informationsquellen

Als Produkt von Microsoft ist eine nahtlose Integration anderer Microsoft Produkte in SharePoint gewährleistet. So lassen sich beispielsweise Excel-Tabellen und Diagramme direkt in SharePoint darstellen. Auch die Verknüpfung mit Outlook funktioniert problemlos. E-Mails, Kalender als auch Dokumente können mit Outlook synchronisiert werden. SharePoint-Listen können auch als Datenquelle im Microsoft SQL Server dienen.