Collaborative Project Management

CPM ist ein kollaboratives Multi-Projektmanagement-Werkzeug auf Basis von Microsoft SharePoint. Es ermöglicht die Initiierung, Genehmigung, Planung und Steuerung von Projekten, erleichtert das Zusammenarbeiten und den Wissensaustausch in den Projektteams, die Ablage und Verknüpung der Projekdokumentation und ermöglicht einen ganzheitlichen Überblick auch über umfangreichere Projektportfolios oder Programme.

 

CPM  Projektmanagement mit SharePoint

 

Projekte erfolgreich zu managen, bedeutet neben einer detaillierten Projektplanung auch die Steuerung, Durchführung und schlussendlich das Controlling von Projekten. Dabei ist es unabdingbar, die Übersicht über ein oder auch mehrere parallele Projekte zu behalten, um frühzeitig auf Abweichungen vom Projektplan (Zeit, Aufwand, Budget, Qualität) reagieren zu können. Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation sowohl in den einzelnen Projektteams als auch projektübergreifend bedarf einer strukturierten Herangehensweise.

  • Transparente Projektplanung und -Steuerung
  • Projektplanung durch Gantt-Charts
  • Effiziente Arbeit im Projektraum
  • Zeitersparnis durch wiederverwendbare Projektvorlagen
 

Projekte initiieren, planen, steuern, bearbeiten und überwachen

Ihre Projektidee halten Sie am besten gleich im CPM fest. Hier können Sie - alles in einem Tool - Projektanträge stellen, verwalten, Genehmigungen einholen und anschließend die genehmigten Projekte direkt planen. Da jedes Projektportfolio individuell ist, lassen sich die Inhalte der Projektanträge flexibel unternehmensspezifisch gestalten. Ein automatischer Freigabeworkflow ermöglicht eine effiziente Steuerung des Projektportfolios. Die Portfolioübersicht erlaubt einen einfachen und berechtigungsgesteuerten Zugang zu und einen ganzheitlichen Überblick über eine Vielzahl parallel laufender Projekte.

 

Bei der Arbeit mit wiederkehrenden Projektarten, stehen gespeicherte Projektvorlagen für einen Schnellstart zur Verfügung. So können Sie schnell auf die inhaltliche Grobstruktur wie Arbeitspakete, Meilensteine, Teilprojekte, Dokumente  und Berichtsvorlagen aus Ihren bewährten Referenzprojekten zurückgreifen.

 

 cpm grafik

 

Planen Sie ihre Projekte webbasiert mit bekannten und bewährten Struktur- und Zeitplänen: das interaktive Gantt-Diagramm erleichtert die zeitliche Planung in einer intuitiven Weboberfläche, ein übersichtlicher Projektstrukturplan wird automatisch generiert und erleichtert den Überblick über Teilprojekte und Arbeitspakete. Erstellen Sie Meilensteine, Sammelvorgänge, Arbeitspakete und definieren Sie Abhängigkeiten, Budgets, Zuständigkeiten und viele weitere Aspekte ihrer Projekte. Ein erweiterter Planungsmodus bietet die Möglichkeit, Projektabläufe unabhängig vom freigegebenen Plan zu gestalten und anschließend Ihren Projektplan per Knopfdruck zu aktualisieren. Hierfür werden im Gantt-Diagramm drei Planungsebenen angelegt: für den aktuell freigegebenen Plan, den im Planungsmodus befindlichen Plan sowie den Ursprungsplan. Mit dieser Methodik können Änderungen und Anpassungen während der Projektlaufzeit erarbeitet und einfach freigegeben werden. Hilfreiche Informationen, wie der kritische Pfad, unterstützen zusätzlich die optimale Projektplanung. Besonders wichtig ist die Zusammenarbeit in den Projekten. Diese ist bereits während der Planungsphase möglich, indem Planungsverantwortung auf Teilprojektleiter und das Projektmanagement-Office verteilt werden kann, die die Planung für ihnen zugewiesene Teilprojekte übernehmen können.

 

Projekte durchführen und Erfolge absichern

Eine Multiprojekt-Übersicht ermöglicht Managern von Programmen oder ganzer Projekt-Portfolios eine schnelle Orientierung über die vorhandenen Projekte im System. Zentrale Zielparameter, wie Statusampeln, Budgets oder Termine, werden hier konsolidiert dargestellt und die Projektressourcen zentral verwaltet und gepflegt. Durch die Einbindung von Outlook können Projektmeetings im System schnell erstellt, kommuniziert und dokumentiert werden. Bei Budgetüberschreitungen oder überfälligen Aufgaben, erhält der Projektleiter von System automatische Erinnerungen.

 

Zur Handhabung von Risiken im Projekt, ist in das CPM ein Risikomanagement integriert. Hier können Risikokategorien, Eintrittswahrscheinlichkeiten sowie Schadensausmaß abgeschätzt und zur Risikovermeidung Reaktionsszenarien formuliert werden. Diese lassen sich mit Projektaufgaben verknüpfen, damit im Notfall jeder Projektteilnehmer sofort entlang abgestimmter Verfahren handeln kann. Die Steuerung und Überwachung der Risiken erfolgt durch grafische Übersichten, Listen und Diagramme.

Die Ergebnisdokumentation ist direkt im System möglich, indem Arbeitspakete oder Sammelvorgänge direkt mit Ergebnisdokumenten verknüpft und zugeordnet werden. Zeiten und Aufwände können auf Arbeitspakete zurückgemeldet werden und ermöglichen ein effizientes Aufwandscontrolling zur Projektabsicherung. Zur Unterstützung der Fortschrtittskontrolle können Projektberichte, wie Status-, Projektabschluss- oder Projektfinanzberichte auf Knopfdruck aus den Systemdaten erzeugt werden.

 

MyCPM (personalisierte Projektübersicht im SharePoint)

MyCPM ist eine personalisierte Portalseite im CPM, die für einen Anwender personalisiert alle relevanten Informationen aus allen Projekten zur Verfügung stellt, in die der Mitarbeiter eingebunden ist. So erhalten alle Projektbeteiligten einen Gesamtüberblick über ihre Projekte, Aufgaben, offenen Termine, Verantwortlichkeiten, Arbeitspakete oder auch Dokumente, für die Sie verantwortlich sind. Eine praktische Benachrichtigungsfunktion informiert die Projektmitglieder via E-Mail über neue Termine oder Vorgänge in den einzelnen Projekten. In den Kalenderansichten erscheinen die für Sie relevanten Termine. Hier ist auch die projektbezogene Aufgabenplanung und Terminverwaltung möglich.