SharePoint Templates

Unsere Lösungen bieten die Flexibilität von SharePoint kombiniert mit standardisierten Anwendungsfällen. Mehr als 300 Kunden konnten wir in den letzten 12 Jahren in der Beratung und Entwicklung von SharePoint-Anwendungen unterstützen. Lesen Sie hier exemplarisch von einigen umgesetzten SharePoint-Projekten.

 

 

Auditmanagement mit SharePoint

Audits vorbereiten und unterstützen – einfach und übersichtlich im SharePoint!

 

Das Auditmanagement ist eine Zusatzfunktionalität zum QUAM der LINTRA, dem Prozess und Organisationsmanagement-Werkzeug für SharePoint. Auditmanagement umfasst die inhaltliche, zeitliche und personelle Planung, Durchführung und Dokumentation von Audits, von internen Kontrollen und anderen Compliance relevanten Maßnahmen.

 

Die Erweiterung von QUAM unterstützt beim Management und der Vorbereitung von internen und externen Audits: Welche Organisationseinheiten werden bezüglich welcher Prozesse wann, wo und durch wen auditiert? Nachdem das Audit geplant wurde, können Feststellungen aufgenommen werden. Ursachen und geplante Maßnahmen sowie dessen Umsetzung werden ebenso erfasst und die Umsetzung kontrolliert. Schlussendlich können Reports für eine lückenlose Dokumentation erstellt werden.Flexible Anpassung an Ihre Anforderungen unabhängig davon, ob im Unternehmen Normen wie ISO 9001, TS 16949, ISO 14001 oder spezielle Branchenstandards für die Auditierung und Zertifizierung eine Rolle spielen, ist das Auditmanagement offen für Anpassungen.

 

Patientenmanagement mit SharePoint

patientenmanagementDer Klinikalltag wird in der heutigen Zeit durch eine Vielzahl von Prozessen beherrscht, die durch das Streben nach Erlösoptimierung bestimmt sind. Auch dadurch werden Abläufe in der Handhabung für den Klinikmitarbeiter immer aufwendiger und komplexer und hindern ihn an seiner eigentlichen Hauptaufgabe, dem Dienst am Patienten. Die Organisationsstruktur im Krankenhaus bietet daher in vielerlei Hinsicht Optimierungspotenzial, das systematisch gehoben werden kann. Wir helfen Kliniken bei der Modellierung, Integration, Dokumentation und Optimierung aller Prozesse, Strukturen und Managementsysteme.

 

„Jedem Patienten sollte im Krankenhaus die optimale Behandlung zu Teil werden.“

 

Dieses Kredo haben sich unabhängige Experten des Qualitätsmanagements zu Eigen gemacht, die sich der Aufgabe widmen, die Qualität im Krankenhaus fortwährend zum Wohl des Patienten zu verbessern. Sie sind davon überzeugt, dass Qualitätsmanagement heute vor dem Hintergrund großer Veränderungen im Gesundheitswesen und dem Anspruch optimaler Patientenbehandlung unverzichtbar geworden ist.

 

Mit QUAM haben wir ein Geschäftsprozessmanagementwerkzeug geschaffen, das auch die integrierte Dokumentation der normierten Managementsysteme, wie Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheitsmanagement übernimmt. Es stellt alle Aspekte einer Krankenhausorganisation transparent zur Verfügung. Prozessabläufe und Strukturen werden deutlich und können nachvollziehbar optimiert und gesteuert werden.

 

Die kontinuierliche Verbesserung der Qualität wirkt sich auf die Behandlungsqualität aus und erfüllt damit genau die Anforderungen, die unabhängige Qualitätsmanagement-Zertifizierungssysteme, z.B. Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen (KTQ) und Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (JCAHO), von auf dem Markt bestehenden und konkurrenzfähigen Klinikbetrieben verlangen. Mit Hilfe der grafischen Modellierungsoberfläche in QUAM werden die komplexen Abläufe einer Klinik verständlich visualisiert und mit nützlichen Informationen, Regeln und Kennzahlen versehen. Organisatorische Veränderungen können mittels simuliert, genehmigt und kommuniziert werden. Es ist ein Werkzeug, um die stetig wechselnden Anforderungen im Klinikalltag zu beherrschen.

 

Sitzungsmanagement mit SharePoint

Was wurde in der letzten Sitzung beschlossen? Wie lautet die Agenda für die nächste? Und welche Punkte sind bis dahin eigentlich abzuarbeiten?

 

Diese oder ähnliche Fragen sind typisch für diejenigen, die sehr oft an Sitzungen teilnehmen, beispielsweise für Vorstände aber auch für Mitarbeiter in Unternehmen mit ausgeprägter Meetingkultur und starkem Projektmanagement. Ein durchdachtes Sitzungsmanagement unterstützt die Zusammenarbeit in Teams und ist ein wichtiger Faktor für ein effizientes Geschäftsmanagement.

 

Oft liegt die Verantwortung für die Bereitstellung der Informationen für eine Sitzungsverwaltung bei Assistenten. Sie sorgen auch für die Organisation von Sitzungen und ihren reibungslosen Ablauf. Dafür ist eine Menge organisatorischer Vorkehrungen zu treffen. Zumeist werden sie mit E-Mail-Verteilern, Ordnerstrukturen, und Office Anwendungen, wie Word-, PowerPoint- oder auch Excel-Dokumenten realisiert. Das Nachbereiten von Protokollen, Beschlüssen und Aufgaben kann durch diverse Systeme sehr aufwendig werden und muss an Einzelne via E-Mail kommuniziert werden.

 

Zur Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung konzipierte LINTRA ein Sitzungsmanagement in Microsoft SharePoint. Es dient als zentrale Plattform für Organisation, Ablage, Verwaltung und Informationskommunikation von sitzungsrelevanten Belangen. Hier können Agendapunkte, Beschlussvorlagen, Termine und Dokumente für Sitzungen zentral angelegt, verwaltet und für alle Beteiligten zugänglich gemacht werden. Die Aufgabenverwaltung und das Nachhalten von Terminen erfolgen zentral und einheitlich, ohne großen Aufwand. Das unterstützt die Collaboration im Team. Darüber hinaus bietet eine Protokollierungsunterstützung die Möglichkeit, Protokolle direkt im System zu erstellen, zu bearbeiten und gleich für alle zur Verfügung zu stellen.

 

So stehen alle wichtigen Informationen für alle zentral, zeitnah und von überall zur Verfügung.

 

SharePoint als Organisationsinformationssystem für soziale Unternehmen

OrganisationsmanagementEinrichtungen für Menschen mit Behinderung stehen vor einer besonderen Herausforderung. Einerseits unterstützen Sie Menschen mit Behinderung dabei, gleichberechtigt und selbstbestimmt am gesellschaftlichen Leben teilzunehmen. Andererseits bieten Sie Produkte und Dienstleistungen an, die den Qualitätsvergleich mit konkurrierenden Unternehmen standhalten müssen. LINTRA unterstützt dabei, diesen Spagat organisatorisch zu meistern.

 

Qualitätsmanagement als Schlüsselfaktor

Qualität ist einer der Schlüsselfaktoren um die angestrebten Ziele zu erreichen. Ein Mensch mit Behinderung wird nur dann ein weitergehend selbstbestimmtes Leben führen können, wenn die für ihn angebotenen Leistungen mit einer guten Qualität erbracht werden. Die im Werkstattbereich gefertigten Produkte und bereitgestellten Dienstleistungen werden nur dann dem direkten Vergleich mit Konkurrenzprodukten standhalten können, wenn sie eine entsprechende Qualität aufweisen.

 

Wir unterstützen beim Aufbau eines pflegeleichten und nutzerfreundlichen Qualitätsmanagementsystems. Dieses kann über das Intranet transparent von allen Mitarbeitern eingesehen werden.

 

Transparenz in der Pflege

Durch das Inkrafttreten des Pflege-Weiterentwicklungsgesetzes werden die erbrachten Leistungen und die Qualität der Pflege transparent veröffentlicht. Soziale Unternehmen müssen somit sicherstellen, dass die Qualitätsrichtlinien allen Mitarbeitern bekannt sind und von allen Mitarbeitern angewendet werden.

Mit unserer Lösung auf Basis von SharePoint stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen auf einem Blick erhalten. Durch einfache Verknüpfungen ergeben sich automatische Stellenbeschreibungen, die sowohl auf der persönlichen Mitarbeiter-Homepage als auch auf der Seite der entsprechenden Organisationseinheit oder Rolle angezeigt werden.

 

Flexible Erweiterbarkeit

Soziale Unternehmen befinden sich in einem sehr dynamischen Umfeld, das ständig neue Herausforderungen bietet. Diese Situation spiegelt sich auch in den zu beachtenden Regelwerken und Managementsystemen wieder, denen sich das Unternehmen unterwirft. So lassen sich viele soziale Unternehmen z.B. nach der AZWV zertifizieren und bauen neben dem Qualitätsmanagement auch Umwelt- oder Risikomanagementsysteme auf. SharePoint ist flexibel erweiterbar und wächst mit Ihrem Unternehmen und den zu beachtenden Anforderungen. Durch den integrierten Ansatz kann dabei immer auf das gleiche Prozess- und Organisationsmodell zurückgegriffen werden. Dadurch werden Redundanzen vermieden und die Aktualisierung derartiger Systeme wesentlich erleichtert.

 

Gemeinsam gestalten statt einsam zu dokumentieren!

Die Dokumentation der Strukturen und Prozesse eines Unternehmens und die transparente Kommunikation über das Intranet sind bereits erste Schritte hin zu einem neuen Qualitätsbewusstsein im Unternehmen. SharePoint bietet vielfältige Möglichkeiten, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu erleichtern. Dokumente können gemeinsam bearbeitet, versioniert und freigegeben werden. Wiederkehrende Vorgänge können durch konfigurierte Workflows automatisiert und beschleunigt werden.

 

Unbundling - Trennung von Geschäftsbereichen mit Hilfe von SharePoint

Um den Anforderungen und den hohen Kosten eines Unbundlings, der gesellschaftsrechtlichen Trennung von Geschäftsbereichen, gewachsen zu sein, müssen Unternehmen ihre kaufmännischen und technischen Prozesse transparent abbilden. Um mögliche Synergieverluste des Unbundlings auszugleichen, sind in vielen Fällen eine Neustrukturierung der Aufbauorganisation und eine Reorganisation der Prozesse notwendig. Im Ergebnis wird die Effizienz der Geschäftsprozesse gesteigert und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens erhöht.

 

Als unterstützende Applikation für kleinere und mittlere Unternehmen hat LINTRA eine Lösung auf Basis von SharePoint geschaffen, in der Geschäftsprozesse nicht nur online dokumentiert, sondern auch modelliert werden. Das hilft dabei, die Anforderungen des Unbundlings und die Ansprüche an Transparenz umzusetzen und effizient an alle Beteiligten zu kommunizieren.

 

Alle Informationen werden in einer Datenbank dargestellt. Änderungen am System müssen somit nur einmal vorgenommen werden und beziehen sich konsequent auf das gesamte Prozessmodell. Diese Vorgehensweise erleichtert erheblich die Pflege und Wartung des Systems.

Unternehmen sind darüber hinaus in der Lage, den verschiedensten Informationsbedürfnissen mit minimalem Aufwand nachzukommen. Unbundling-Dokumentationen, Zertifizierungsunterlagen (z.B. für TSM nach G1000 bzw. ISO 9001:2000) oder Audit-Reports erzeugen Sie einfach per Mausklick und veröffentlichen diese als Ausdruck, oder auf Ihrem Intra- bzw. Extranet. Insbesondere Unternehmen der Energieversorgung nutzen unsere Applikation zur Unterstützung bei der Entflechtung ihrer Organisationsstruktur.

 

Change Management mit SharePoint

changemanagementNichts ist so beständig wie die Veränderung. Um ein Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten, müssen bestehende Strukturen und Prozesse permanent in Frage gestellt und optimiert werden. Dafür ist jeder einzelne Mitarbeiter aber auch in besonderem Maße die Unternehmensführung verantwortlich.

 

Nach einer tiefgründigen Situationsanalyse werden oft umfangreiche Handlungsmaßnahmen identifiziert, deren Umsetzung eingeleitet und kontrolliert werden müssen. Nicht nur der Umfang der Maßnahmen sondern auch deren Tiefe und das Controlling stellen die Unternehmensführung vor Herausforderungen. Zum effektiven Change Management ist eine technische Umsetzungsunterstützung gefragt.

 

Hier kann CPM von LINTRA auf Basis der Microsoft SharePoint Technologie Unterstützung leisten. Unternehmensweite Maßnahmen können dabei – auch in Form von Projekten – zentral angelegt und verwaltet werden. Neben dem Festlegen von Fristen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben, kann der Umsetzungsfortschritt verfolgt werden. Die Maßnahmenverantwortlichen geben Rückmeldungen zu IST-Daten der Umsetzung, die automatisch zu übersichtlichen Dashboards aggregiert werden. Das ermöglicht einen guten Überblick über den Umsetzungsstand. Zur Berichterstattung können zahlreiche Echtzeit-Reports generiert werden. CPM ist somit ein hilfreiches Werkzeug für Verantwortliche zur Umsetzung von Maßnahmenpaketen.

 

Wie der Einsatz von CPM erfolgreich funktioniert, zeigt das Beispiel Effizienzsteigerungsprogramm von Nordzucker. Das Unternehmen setzt die Software zur Steuerung von konzernweiten Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ein.

 

Interaktives Intranet mit SharePoint

IntranetDas firmeninterne Intranet dient als Informationsplattform, Ablageort und Werkzeug zur proaktiven Zusammenarbeit. Zielstellung ist primär die Koordination von Informationsflüssen sowie eine zentrale Bündelung von Informationen, um die Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen.

 

Ein auf SharePoint basierendes Intranet bietet wesentlich mehr als eine reine Informationsplattform. Durch die verschiedenen Möglichkeiten, die SharePoint im Dokumentenmanagement als auch auf sozialer Ebene bietet, kann ein aktives Zusammenarbeiten in Teams und über Organisatorische Strukturen hinweg gewährleistet werden.

 

Außerdem bieten klassische Intranets zumeist nicht die Möglichkeit einer Integration von Anwendungen, die eine zentrale Arbeit mit den Informationen ermöglichen, sodass viele Dienste parallel zum Intranet bestehen. SharePoint bietet eine ideale Plattform für eine neue Generation des Intranets und stellt bei richtigem Einsatz einen interaktiven Arbeitsplatz zur Verfügung, welcher die operative Arbeit unterstützt und die Mitarbeiter stärker vernetzt.

 

Dank der Flexibilität von SharePoint kann das interaktive Intranet vielfältige Funktionen umfassen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind. Beispielsweise für Zusammenarbeit, für Wissensmanagement, zur Projektsteuerung und Dokumentenablage, für mobiles Arbeiten oder auch Telekommunikation.

 

LINTRA hat langjährige Erfahrung bei der Konzeption und Umsetzung von interaktiven Intranets auf Basis von SharePoint und stellt Ihnen ihre Expertise gern zur Verfügung.

 

Anforderungsmanagement mit SharePoint

Für die komplexe Produktentwicklung, in der intensive Abstimmung zwischen verschiedenen Parteien notwendig ist, sollte ein professionelles Anforderungsmanagement als Grundlage für eine systematische Aufnahme und ganzheitliche Erfassung und Bewertung von Anforderungen dienen. Denn die meisten Veränderungsprojekte scheitern an unvollständig erhobenen Anforderungen. Projekte müssen zeitnah und präzise umgesetzt werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Vollständig erfasste und eindeutig definierte Anforderungen sind deswegen der Schlüssel zum Erfolg, insbesondere bei komplexen Fragestellungen. Dadurch werden Aufwendige Nachbesserungen vermieden und die Effizienz der umzusetzenden Maßnahmen erhöht.

 

Fundierte Anforderungserhebung bildet weiterhin eine gute Grundlage für notwendige Entscheidungen, Kostenschätzungen, Nutzenschätzungen sowie Projektplanungen. Auf Basis von SharePoint kann LINTRA ein Veränderungsmanagementsystem umsetzen, beispielsweise in Form eines Ticketsystems, welches den Helpdesk als Unterstützung dient und die systematische Erfassung von Veränderungen und eine Übersicht über alle Anforderungen ermöglicht. Damit können Anforderungen erhoben und verarbeitet werden, beispielsweise indem sie bewertet und zur Umsetzung an die Projektleitung weitergegeben werden.

 

Sicherheitsmanagement mir SharePoint

SicherheitsmanagementSicherheitsmanagement kommt insbesondere in Branchen mit erhöhten Gefährdungspotenzial zum Einsatz, so z.B. in der Chemischen Industrie, im Bahnverkehr oder auch in der Luft- und Raumfahrt. Wesentliche Unfallursachen – technische, menschliche und organisatorische müssen lückenlos dokumentiert werden. Das Unternehmen ist verpflichtet mit einem entsprechenden Sicherheitsmanagementsystem zu arbeiten, das den Verantwortlichen eine Antwort bzgl. aller sicherheitsrelevanten Fragestellungen Auskunft geben kann. Zur systematischen Anzeige, Analyse, Bewertung und Kontrolle von sicherheitsrelevanten Risiken empfiehlt sich eine toolgesteuerte Unterstützung. Hier werden nicht nur kundennahe Prozesse sondern alle unternehmensrelevanten Abläufe lückenlos dokumentiert, die komplette Wertschöpfungskette abgebildet, Vorschriften und Regelwerke umfänglich erfasst sowie das Risikomanagement und die Durchführung von Audits ermöglicht. Damit können Risiken und draus resultierende Gefahren minimiert werden.

 

In europaweit agierenden Unternehmen können sich Richtlinien zur Sicherheit tagtäglich ändern. Die notwendigen Informationen, Gesetze und Vorschriften sowie Formulare und Aufgaben müssen dann immer in aktueller Fassung zugänglich sein und die Informationspflicht an die verantwortlichen Personen erfüllt werden.

 

Eine entsprechende Lösung bietet die LINTRA auf Basis von SharePoint. Mit QUAM lassen sich unternehmensweite Abläufe abbilden, entwickeln und managen, so haben die Verantwortlichen mit QUAM alle relevanten Prozesse unter Kontrolle und die Sicherheits- und Informationsverpflichtungen können eingehalten werden.