Wie ist die ständig wachsende Regelungsdichte in der alltäglichen Arbeit einer Bank zu meistern? Um den damit verbundene Pflegeaufwand möglichst gering zu halten, entschied sich die Investitionsbank Sachsen-Anhalt für die Einführung eines Prozessportals auf Basis von SharePoint.
Als zentrale Finanzierungs- und Förderbank des Landes Sachsen-Anhalt unterstützt die Investitionsbank mit einer breiten Auswahl an Produkten wie Zuschüssen, Darlehen und Bürgschaften aus EU-, Bundes- und Landesprogrammen Unternehmen des Bundeslandes. Hintergrund für die Implementierung einer Geschäftsprozessmanagementsoftware in der Investitionsbank Sachsen-Anhalt ist die Vielzahl von Vorgaben und die wachsende Regelungsdichte im Bankenalltag. Detaillierte Arbeitsanweisungen und die Dokumentation von Geschäftsprozessen sind aufsichtsrechtlich vorgeschrieben.
Die Regelungsdichte im Bankenalltag mit SharePoint beherrschen
Die Bankenaufsicht gibt regelmäßig neue Anforderungen heraus, die umfangreiche Veränderungen nach sich ziehen können. Dies hat Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und Strukturen und verursacht einen enormen Pflegeaufwand bei der Aktualisierung der notwendigen Dokumentationen.
"Unsere Mitarbeiter werden tagtäglich mit einer Vielzahl von Regelungen konfrontiert, die sie schnell und zielgerichtet finden und nutzen sollen. Dies ist für eine qualitativ hochwertige Umsetzung der Aufgaben sehr wichtig und mit den durch die Einführung von Quam® geschaffenen flexiblen Einstiegsmöglichkeiten nun wesentlich besser realisierbar. Darüber hinaus konnte der technische Pflegeaufwand bei den Redakteuren deutlich reduziert und die Effizienz dadurch gesteigert werden."
Gerd Osterloh, Leiter Abteilung Steuerung, Investitionsbank Sachsen-Anhalt
Durch Nutzung einer geeigneten Standard-Software, sollte der Pflegeaufwand erheblich verringert und Änderungen schnell kommunuziert werden. Prozessanweisungen, Produkthandbücher, Regularien und Organisationsstrukturen sollen auf einer zentralen Plattform den Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung stehen.
Eine zentrale Informations- und Kollaborationsplattform für alle Mitarbeiter
Nach einer Evaluierung der am Markt angebotenen Tools und einem Auswahlprozess verschiedener Dienstleister fiel die Wahl auf Lintra. Mit Quam® bietet Lintra eine webbasierte Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint, die allen Mitarbeitern als zentrale Informations- und Kollaborationsplattform dient.
Auch das interne Kontrollsystem (IKS) der Investitionsbank, in dem Prozesse mit Kontrollinstanzen verknüpft werden, konnte erfolgreich implementiert und standardisiert werden. So ist die regelmäßige Überprüfung der Kontrolle auf Angemessenheit und Wirksamkeit gewährleistet.
Auf der Basis von Quam® und Microsoft® SharePoint® entstanden im Intranet der Investitionsbank prozessorientierte Informationssysteme. Durch Nutzung dieser Systeme konnte der Pflegeaufwand für Verfahrensanweisungen, Bankprozesse, Management- und Produkthandbücher und alle sonstigen Regularien auf ein Minimum reduziert werden.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, auf Grundlage einer einheitlichen Datenbasis konsistente Handbücher und andere nützliche Auswertungen ad-hoc erzeugen zu können.
