auditSharePoint Strategie Beratung

 

Microsoft SharePoint ist ein Software-Produkt von Microsoft, das Funktionsumfänge verschiedener traditionell getrennter Anwendungen in einer Anwendung vereint. Mit dem SharePoint Server hat Microsoft das massentaugliche Segment des Enterprise Content Management (ECM) nicht nur im Sturm erobert, sondern es praktisch selbst erst geschaffen. Waren ECM-Lösungen früher besonders für kleine und mittelständische Unternehmen unerschwinglich, lässt sich SharePoint mit verhältnismäßig überschaubarem Aufwand implementieren.

 

Microsoft SharePoint ist ein Multitalent und dient neben klassischen ECM-Szenarien und Dokumentenmanagement insbesondere der Collaboration und mit diesem eher amorphen Anspruch einer Vielzahl weiterer Anwendungsfälle. Das übergeordnete Paradigma ist es, Informationen einfach abzulegen, wiederaufzufinden und austauschbar zu machen. Dabei soll es unerheblich sein, ob Informationen in Dokumenten stecken oder Präsentationen, Listen, Terminen, Aufgaben, News, Blogs, Wikis, Bildern oder Videos.

 

Strategierelevante Anwendungsgebiete von SharePoint

SharePoint bietet bislang noch nicht realisierte Potentiale in der Automatisierung von Unternehmensabläufen. Dabei wirken in grober Betrachtung vier zentrale Anwendungsaspekte zusammen:

  • Funktionen für Dokumenten- und Content-Management,
  • Unterstützung der Zusammenarbeit von Projekt- und Arbeitsgruppen,
  • Integration von Geschäftsdaten aus externen Systemen,
  • automatisierte Büroabläufe über Bibliotheken, Listen, Formulare und Workflows.

 

Das Multifunktionale von SharePoint kommt den CIOs und IT-Strategen entgegen, die für verschiedene Anwendungsfälle nicht jeweils eigene Systeme implementieren möchten mit ihren jeweils eigenen Lebenszyklen, Infrastrukturvoraussetzungen usw. die die Kosten in Betrieb und Support treiben.

 

Vorgehensweise bei der Definition der Gesamtstrategie für SharePoint

Wenn jede Reise mit dem ersten Schritt beginnt, sollte eine Beschäftigung mit SharePoint bei der Entwicklung einer Strategie beginnen. Und auch wenn „Strategie“ ein großes Wort ist, bedeutet es zunächst lediglich, sich mit grundsätzlichen Fragen auseinander zu setzen:

  • Was ist SharePoint eigentlich genau? Welche Funktionen bietet er grundsätzlich in welcher Komplexität und wie können sie kombiniert werden? Welche Anwendungsszenarien eignen sich für eine Kombination dieser Funktionen – und welche auch weniger?
  • Womit kann man beginnen, was tut man im zweiten oder dritten Schritt? Welche Unternehmensprozesse können gut mit SharePoint-Mitteln unterstützt werden und sind vielleicht ohnehin noch nicht oder zu gering elektronisch unterstützt?
  • Welche Altanwendungen könnten bzw. müssten ggf. verschwinden und mit ihnen welche Infrastrukturbestandteile, Wartungsverträge und Supportvorfälle? Ist eine Migration möglich und sinnvoll?
  • Welche externen Datenquellen müssen integriert werden? Welche anderen Unternehmensanwendungen müssen mit SharePoint zusammenarbeiten? Welche technischen Möglichkeiten bieten SharePoint und diese Unternehmensanwendungen, um integriert zu arbeiten?
  • Welche komplementären Produkte arbeiten gut mit SharePoint zusammen (Stichwort: Lync, Yammer)? Wie soll mein Workplace in Zukunft aussehen?
  • Wie muss eine Infrastruktur aussehen, die ökonomisch sinnvoll den ersten Anwendungsfall bedienen und dann nach Bedarf „mitwachsen“ kann?
  • Welche Betriebsszenarien gibt es und welche passen zu uns? Ist Cloud eine Option oder Hosting oder hybride Szenarien oder nur der eigene Server?
  • Gilt es auch ggf. international verteilte Unternehmensstrukturen zu vernetzen und sollen auch externe Partner eingebunden werden?

 

Damit SharePoint nachhaltig gewinnbringend im Unternehmen ankommen und zu einem dauerhaften integrierten Bestandteil der eigenen IT-Landschaft werden kann, ist es schlicht zweckmäßig, sich mit den o.g. Fragen zu beschäftigen und zwar bevor man lediglich die IT bittet, eine SharePoint-Farm aufzusetzen, sie im Intranet zugänglich zu machen und anschließend hofft, dass sich alles koordiniert von allein entwickelt.

 

Mehr Erfolg verspricht eine Einführung, die damit beginnt, auf Basis der Beantwortung der oben genannten Fragen zu entscheiden, ob SharePoint überhaupt in die eigene Enterprise-IT passt - und dabei ist es keineswegs notwendig, alle Fragen auf einmal abschließend zu beantworten. Vielmehr ist es wichtig zu verstehen, dass SharePoint mehr eine Business-Plattform ist, als eine fertige Anwendung für einen bestimmten Zweck. Dadurch bietet SharePoint eine flexible Basis, um verschiedene Facetten des Organisationsmanagements abzubilden.

 

Die ersten Schritte mit SharePoint

sharepoint cloud

Reichen anfänglich Workshops zwischen Fachanwendern, IT-Betrieb, IT-Leitung und jemandem, der sich auf strategischer Ebene mit SharePoint auskennt, für eine erste Anforderungsanalyse die in eine grobe Strategie mündet. Nicht jedes Fachkonzept wird sofort entstehen können, aber bereits eine Positionsbestimmung und eine grobe Richtung, wie ein zukünftiges Leistungsportfolio aussehen sollte, das zur eigenen Entwicklung passt, helfen, Fehlentscheidungen zu vermeiden. Oft sind einfache Nutzungsszenarien wie Projektmanagement (Stichwort: Projekträume), Portfoliomanagement, Bewerbermanagement, Ticketsysteme, Eingangsrechnungsbearbeitung, eine Dokumentenverwaltung, ein zentrale Vorlagenverwaltung oder ein zentrales Meeting-Management pragmatische Einstiegsszenarien die oft genug auch dem o.g. Kriterium entsprechen, dass sie von zentraler IT-Unterstützung nur rudimentär erschlossen sind wobei jeder Anwendungsfall natürlich einigen grundsätzlich sinnvollen Kriterien genügen sollte:

 

sharepoint anwendungsszenarien

 

Der weitere Ausbau von SharePoint als Unternehmensportal

Darauf aufbauend sollte eine Roadmap entstehen zur Herstellung eines gemeinsamen Verständnisses zur kurz-, mittel- und langfristigen Gestaltung einer SharePoint-Anwendungslandschaft, die geeignet ist, neue Anwendungsfälle zu erschließen und Insellösungen zu vermeiden bzw. gezielt zu konsolidieren; hier werden Prioritäten und Reihenfolgen entlang geeigneter Parameter wie Dringlichkeiten, Reifegrade, Kosten und anderer zeitlichen und sachlichen Erwägungen zum Ausgleich gebracht:

 

sharepoint roadmap

 

Aufsetzen der IT-Infrastruktur

Schlussendlich sollten entlang dieser Anwendungsszenarien und Reihenfolgen sowie der eigenen IT-Strategie die Fragen nach Aufbau, Ausbau und Betriebsformwahl für die notwendige Infrastruktur beantwortet werden. Nach Satya Nadellas Antritt als CEO der Microsoft und dessen bekannter Affinität für die Cloud und mobile Endgeräte (Stichwort: „Cloud first – mobile first“) stehen mit SharePoint Foundation, SharePoint Server, Azure und Office 365 mehr Optionen den je zur Auswahl, die SharePoint als Plattform für die eigene Unternehmens-IT einzeln oder im Zusammenspiel nutzbar machen können. Entsprechend vielfältig sind die Möglichkeiten und ggf. auch die ökonomischen Auswirkungen auf die eigenen IT-Kostenstrukturen insbesondere bezüglich des Betriebs der Anwendungen und der Kompetenzen, die Anwenderunternehmen im Hause vorhalten müssen oder wollen.

 

Die Wahlfreiheit bzgl. der Betriebsformen und ihrer praktisch beliebigen Kombinationsmöglichkeiten macht die Kalkulation der Höhe einmaliger Investition und laufender Kosten und insbesondere die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Setups von Onsite und Cloud schon wegen der Lizenzkalkulation (Windows Server, SharePoint Server, SQL-Server, Enterprise- vs. Standard) zu einer echten Herausforderung, die auch bei sonst gleichen Nutzungsszenarien je nach bereits vorhandener IT-Ausstattung unterschiedlich ausgehen kann.

 

SharePoint Architektur

Quelle: Microsoft Technet Blog

 

SharePoint als zentrale Kollaborations-Plattform – Unser Fazit

In seiner strategischen Ausrichtung ist SharePoint eine zentrale, praktisch beliebig skalierbare Plattform mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten, einer homogenen und konsistenten Haptik im Office-Look mit unmittelbarer Integration in die Office-Welt zum Austauschen und Teilen von Informationen und Dokumenten mit Web-basierter Kommunikation. Er eignet sich zur Verwaltung unterschiedlicher Informationstypen wie Dokumente, Kalender, Blogs, Wikis etc., bietet mächtige Basisfunktionen für Unternehmen oder Organisationen, die eine Collaboration-Strategie für das Intranet und Extranet verfolgen und eine Plattform für die Anforderungen der Digital Natives an ein modernes Informations-Management und des Social Networking suchen. Seine Implementierung ist ein zumindest mittelfristiges Unterfangen und sollte ohne langes „herumprobieren“ entlang einer formulierten Strategie erfolgen, die über den ersten Anwendungsfall hinausreicht.